Post versendet Lohnabrechnungen für Deutsche Bahn

Mitteilung vom 27.06.2012

Die Schweizerische Post wickelt für die Deutsche Bahn neu den Versand vertraulicher Dokumente an Mitarbeitende ab. Mit der hybriden Versandlösung «ePostSelect» der Post kann die Deutsche Bahn ihren in verschiedenen Ländern beschäftigten Mitarbeitenden somit Lohn- und Gehaltsabrechnungen je nach deren Wunsch verschlüsselt digital oder physisch per Post zukommen lassen. Der digitale Versand erfolgt über IncaMail, den sicheren E-Mail-Dienst der Post. Der Dokumentendruck wird von der Swiss Post Solutions GmbH in Bamberg, der deutschen Konzerngesellschaft der Schweizerischen Post, im deutschen Dettingen abgewickelt.

Die Hybridlösung «ePostSelect» der Schweizerische Post, die sowohl sicheren digitalen als auch physischen Versand von Dokumenten anbietet, wird neu von der Deutschen Bahn eingesetzt. ePostSelect nutzt den sicheren E-Mail-Dienst IncaMail der Post für den verschlüsselten digitalen Versand. Beim physischen Versand kommen die Document Output Center der Post zum Einsatz, wo die Dokumente ausgedruckt und auf dem schnellsten Weg versandt werden. Das Lösungspaket wurde vom Post-Konzernbereich Swiss Post Solutions entwickelt. Den Dokumentendruck für die Deutsche Bahn wickelt die Konzerngesellschaft der Post, die Swiss Post Solutions GmbH, Bamberg, im Document Output-Center Dettingen ab.

Effiziente Lösung für hybriden Versand

Die Deutsche Bahn beschäftigt weltweit eine grosse Zahl an Mitarbeitenden. Dem in verschiedenen Ländern beheimateten Personal vertrauliche Dokumente zukommen zu lassen, stellt eine Herausforderung dar. Mit der Hybridlösung ePostSelect lässt sich der Aufwand erheblich einschränken. Zudem können die Empfänger ihren bevorzugten Kanal für den Eingang der vertraulichen Post frei wählen – physisch oder digital. Die Mitarbeitenden der Deutschen Bahn, welche den digitalen Versand ihrer Lohndokumente wählen, registrieren sich kostenlos in der entsprechenden Datenbank der Schweizerischen Post. Sie können dabei ihre private E-Mail-Adresse eintragen und diese wird nach Verifizierung der Angaben als der präferierte digitale Empfangskanal gespeichert.

Für den sicheren Empfang der E-Mails kann jedes private E-Mailkonto wie GMX, web.de, Googlemail usw. weltweit genutzt werden. Mit der konventionell verschickten Lohnabrechnung erhalten die Mitarbeiter einen zeitlich befristeten Aktivierungscode. Damit können sie sich für den umwelt- und ressourcenschonenden Service registrieren und erhalten künftig ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie ihre Reisekostenabrechnung digital. An der Nutzung der privaten E-Mail-Adresse ändert sich nichts, die vertraulichen Dokumente treffen dort sicher ein. Damit unterscheidet sich ePostSelect von anderen Lösungen, bei denen eine neue E-Mail-Adresse anzulegen ist und die Empfänger spezielle Plattformen für den Zugang zur vertraulichen digitalen Post nutzen müssen.

Automatischer Dispatcher wählt präferierten Versandkanal

ePostSelect integriert einen Dispatcher, welcher die vertraulichen Daten gemäss den Angaben zum präferierten Eingangskanal automatisch zur korrekten Weiterverarbeitung leitet – in den physischen oder den digitalen Versandkanal. Unternehmen können die Hybrid-lösung direkt über Druckdaten-Schnittstellen in bestehende IT- und ERP-Systeme (Ressourcenplanung) integrieren. Damit können Portokosten gespart und der logistische Aufwand verringert werden. Die Post übernimmt zudem das komplette Management vom Druck bis zum Versand der physischen Briefe und Dokumente. Auch weitere Ausgangs-Kanäle wie E-Mail, Fax, SMS, EDI oder zukünftig auch De-Mail können eingebunden werden.

Die mit dem sicheren E-Mail-Dienst IncaMail versandten Dokumente werden durchgängig bis zum Empfänger verschlüsselt. Die Inhalte des E-Mails und die Dateianhänge werden dabei nicht gespeichert. ePostSelect erfüllt damit höchste Qualitätsanforderungen. IncaMail bietet den höchsten Sicherheitsstandard beim digitalen Versand. ePostSelect behandelt persönliche Daten wie Adresse und E-Mail-Adresse der Empfänger streng vertraulich. Diese werden sicher bei der Schweizerischen Post gespeichert und ausschliesslich für ePostSelect verwendet.